messen - vergleichen - lernen
Benchmarking beschreibt den systematischen Leistungsvergleich zwischen Verwaltungseinheiten und/oder privaten Organisationen mit dem Ziel, von den jeweils Besten zu lernen. Dieser Prozess verbessert die Zielorientierung und Steuerung von Unternehmen. Damit wird die „Best Practice“ zur zentralen Orientierungs- größe und zur Grundlage einer sukzessiven Annäherung der eigenen Leistungserstellung an den jeweils höchsten Entwicklungsstand. Ein Benchmarking-Projekt wird meist in die folgenden Punkte unterteilt:
Im Idealfall bestehen bereits klare Planungen und Vorstellungen über geeignete Referenzorganisationen und die zu vergleichenden Prozesse. Aufgabe des Benchmarking Teams ist die Moderation des gesamten Benchmarking-Prozesses. Fachwissen und Erfahrung bringen die Experten aus den beteiligten Organisationen ein. Das Ergebnis ist ein Konzept, das für die Gesamtdauer des Projekts gültig ist.
Da die Daten an verschiedenen Stellen zusammen getragen werden, ist es von größter Bedeutung, dass alle einbezogenen Sachbearbeiter und Controller die Daten identisch interpretieren und termingerecht bereitstellen. Definitionsblätter und Fragen-oder Antwortenkataloge fördern ein gemeinsames Verständnis und damit die Vergleichbarkeit der Daten.
- Datenanalyse und Umsetzung
Am Anfang steht die Erstellung eines umfassenden Berichts mit den Ergebnissen aus der Datenbeschaffungsanalyse. Dieser Bericht wird in einem gemeinsamen Workshop den Benchmarking-Partnern vorgestellt. Erfahrungsgemäß wird dort intensiv diskutiert, wie die aufgezeigten Unterschiede zu erklären sind und wie die jeweilige „Best Practice“ konkret ausgestaltet ist. Dadurch wird ein Prozess ausgelöst, der das Preis-/Leistungsverhältnis von Dienstleistungen optimieren sowie die Zufriedenheit und Leistungsbereitschaft der Mitarbeitenden erhöhen soll.
Um den Grad und die Wirkung von Veränderungen zu überprüfen, sollten in regelmäßig wiederkehrenden Zeiträumen die Messungen wiederholt werden.
